【第2回】Asanaのテンプレ活用、タスクとマイルストーンの設定

前回はAsanaのアカウント取得とイベントプロジェクトのセットアップについて学びました。
アカウント作成後、少し触ってみた方はこれはどうやるんだろ〜？が出てきている頃かと思います。

かくいう私も、Asanaのメンバーにしてもらってから二ヶ月くらい放置しました（申し訳ありません）。
安心してください。みんな最初は放置してます。

ですが、ある日気づいたんです。これを使えば全ての課題を解決できてしまうという恐ろしい事実に…！
もしあなたが管理サイドである場合は、二ヶ月ほど我慢してみてください。
誰かしら便利さに気づいて猛烈に推進し始めます。

そういうわけで今回は、タスクの設定とマイルストーンの設定を詳しく見ていきます。
最後にテンプレートを使ったプロジェクト作成についても少し触れます。

目次

イベントの主要なタスクとマイルストーンの設定
タスクの作成と、各項目の設定
マイルストーンの設定
テンプレートを使ってみる
まとめ

イベントの主要なタスクとマイルストーンの設定

イベントは準備が９割。
計画だけできててもダメですが、計画がないとそもそも成功しません。
成功してもまぐれで終わってしまい、再現性がありません。
成功を次の成功へ結びつけるため、あるいは失敗を次の成功への糧とするため、
ちゃんと計画を立てて準備します。

タスクの作成

まずはイベントに必要なタスクを作成してみます。

前回作成したアカウントへはいり、左側のメニューから自分の作成したプロジェクトをクリックします。ここでは「見学会イベント」という名前です。

続いて、真ん中くらいにある「タスクを追加」をクリック。
下に「タスク名を入力」と出てきますので、追加したいタスク名を入れてみましょう。

私は準備物を作成、を追加しました。
（当日使うアンケートだとか、来場プレゼントとかをイメージしています）

はい完成！カテゴリを「開催前」へ移動したいので欄の左側にあるBCG痕みたいなところを掴んで下までドラッグします。

はい完了！このタスクの詳細を入力したいので、タスクをクリックして右側に出てきたパネルに各項目を入れていきましょう。

前回引きずり込んでおいたメンバーを担当者にします。
（一応揉めないように本人へ断っておいてください）

期日を設定します（揉めないようにひとこと当人に断っておいてください）。

タスク間で依存関係がある場合は、ここに入力します。
（後からタイムラインで設定することも可能です）

タスクの優先度を決めます。

タスクの説明を追加。この項目は任意です。
というか、どの項目も基本カスタマイズできるので、
途中でちょっと違うな、と思ったら変更してみてください。

説明欄にタスクの詳細をメモしておくと、別のメンバーがみた時にわかりやすいです。
ここでは、当日会場で配布・使用するもののリストを思いつく限り挙げてみました。

ここで、このリストをサブタスクに追加することにしました。
サブタスクにしておくと、それぞれの準備物の期日や担当者をさらに細かく設定できるので、誰が何を準備する、とかを振り分けるのが簡単になります。

やり方は簡単。
テキストで打ち込んだリストをコピーして、「サブタスク」をクリックしてペースト。

無事サブタスクにすることができました。
サブタスクの担当者や期日の決め方は、タスクと同様です。

さて、同僚の方へ色々な通知が行っていることと思いますが、同僚の方のタスクがどうなっているのかみてみましょう。

左側メニューの「マイタスク」に担当を割り振られたタスクが入ってきています。ここをみて、あ〜これ担当してたんだった〜やらなきゃ〜と思い出してもらえます。

この辺りまで来れば、徐々にイベントの全貌が見えてくる頃かなと思いますが、もう一つ、＜マイルストーンの設定＞を覚えておきましょう。

マイルストーンの設定

イベントの重要な節目をマイルストーンとして設定します。この日にイベントがスタート、この日に終了、など、区切りとなる日を設定しましょう。

「＋ タスクを追加」の右側をクリックして「マイルストーンを追加」を選択、「新しいマイルストーン」に自分の入れたい区切りを入れます。

セクションを移動して、期日を設定。

これで終わりです。
タイムラインビューでみた時に、マイルストーンがあると進捗を把握しやすくなり便利。

プロジェクトのテンプレート

頑張って設定を進めてきて、なんだかいまいちしっくりこない、というあなたへ。
私のおすすめのテンプレートをご紹介します。

イベントの設定にもってこい。
自分たちのイベントに合わせてタスクなどをカスタマイズするだけですぐ使えます。
かなり使えます。というか最初にこれを紹介したらよかった。

まずは、左側の「プロジェクト」メニューの横にある「＋」をクリックし、「新規プロジェクト」を選びます。

ここで「テンプレートを使用」を選びます。

左側におすすめのテンプレートが表示されるので「イベントプランニング」というテンプレートを選択します。

「テンプレートを使用」をクリックします。

プロジェクト名を決める画面になるので、自分が追加したいイベント名を入れます。
ここでは「住宅見学会２」としました。
特に内緒のイベントではないので、「ワークスペースに公開」でOK。
入れたら「次へ」をクリック。

すると、テンプレートを使ったプロジェクトが自動で作成されます。

このテンプレートはイベント運営を基準として作成されているので、
割と隅々まで使える感じの設定がされています。
このため、このテンプレをちょこちょこいじるだけでも
イベント用のプロジェクト設定ができちゃいます！便利！

まず、ビューはタイムラインが基本です。

他にも、セクションに先行イベントなどが最初に設定されていたり、
担当の設定、担当のカテゴリの設定などが割と細やかにされており、とても使いやすいです。
ぜひご活用ください。

ちょっと長くなってきたので、このテンプレートの詳細については次回まとめます！

まとめ

今回は、タスクの作成とマイルストーンの設定、そしてプロジェクトのテンプレートについてご紹介しました。
次回は、テンプレートの設定を通してイベントスケジュールの管理などを学んでいきます。
個人的にここがAsanaの本領発揮と言ってもいいと思っているため、ぜひご覧ください。

このシリーズの他の回はこちら！

【第0回】Asanaって最高！最強のタスク管理ツールを使いこなす｜goodlocal.jp

【第1回】Asanaのアカウント作成とイベントプロジェクトのセットアップ｜goodlocal.jp

【第2回】Asanaのテンプレ活用、タスクとマイルストーンの設定｜goodlocal.jp

【第3回】Asanaのテンプレートを使ってスケジュールとタスクを管理してみる｜goodlocal.jp