【第３回】Asanaのテンプレートを使ってスケジュールとタスクを管理してみる
今回は、前回最後にご紹介した〈イベントプランニング〉というプロジェクトテンプレートの活用について書きます。
プロジェクトをなんやかや手っ取り早く作って使いたい、という方はここから見てもらっても大丈夫です。
解決したいのは、イベント運営における以下の課題です。
タスクごとの前後関係や、依存関係がわかりにくい
タスク担当者が誰なのか見えにくい（視覚化したい）
タスクリストをガントチャート（タイムライン）へ直接反映したい（二度手間を無くしたい）
中でも特に筆者が困っていた、制作スケジュールの前後関係について、Asanaで解決するヒントをご紹介します。
今回やりたいこと
制作スケジュールと、イベント関連の他のスケジュールを一緒に管理する
実際にやったこと
テンプレのカスタマイズ
日程の調整タスク名・プロジェクト名・セクション名等の変更
選択項目のカスタマイズ
依存関係の調整
ここが使いやすい！ポイント
タスクを気軽にどんどん増やせる・消せる
ガントチャート（タイムライン）が簡単に作れる（勝手に作成される）
ガントチャートに依存関係を視覚的に反映できる！！（最大の推しポイント）
何かやると、他の部分が勝手についてくる、変更される
目次
Asanaのテンプレートをカスタマイズ
タイムラインビュー（ガントチャート）
制作物のタスクとスケジュールを作成
項目のカスタマイズ
タスク同士の依存関係を設定しよう
テンプレートを活用してイベント管理を楽にしよう
Asanaのテンプレートをカスタマイズ
※テンプレートからプロジェクトを作成する方法は、前回のブログをご覧ください。
ここでは「イベントプランニング」テンプレートをカスタマイズしていきます。
タイムラインビュー（ガントチャート）
まずはこのテンプレート（イベントプランニング）のデフォルト表示であるタイムラインビュー（ガントチャート）を眺めてみます。
色がついていますが、この色については後で。
スケジュールの調整（入力、修正）は一つひとつ入力するのが煩雑なので、このタイムライン上で動かしてしまいましょう。
バーをドラッグでえいや、で調整できます。
バーの両端を引っ張ると、期間も変更できる。
細かい日程を入れたい時は、色のついたバーをクリックして出てくる編集画面で調整。
これで期間入力はOK！
制作物のタスクとスケジュールを作成
タイムラインは基本こんな感じでみたらわかりますんで、次は制作管理用の諸々を作っていきます。
まずは、制作物を管理したいから、「制作物」セクションを作る。
名前はお好きにつけましょう。
先にタスクを作っておくのもいいです。
制作物セクションの横の方をクリックすると「タスク名を入力」と出てきますので、
お好きな制作物の名前を入れてみてください。
これでタスクがひとつ作成されます。
セクション「制作物」はよく使うし、上の方に置いておきたいので、移動。
この時、「チラシ発注」という制作物セクションのタスクもなんと勝手についてきてくれます。手厚い。
これが何気にめちゃくちゃ便利。便利ポイントその4の「勝手についてくる」です。
自分でやらなくても、Asanaがやってくれる。なんていいやつなんだ。
他のタスクも先に適当に作っておきましょう。
ぽちぽちポチーっと。簡単に作れます。これすでにリストビューにも反映されてます。
ここが便利ポイントその１「タスクがどんどん作れる」です。
タスクの詳細を作成
次に、タスクそれぞれの期間や、担当などを入力していきます。
テンプレですでに担当分野や優先度が設定されているのでだいたいそれで事足ります。
例えば、担当部署には、「イベント」「財務」「PR」「ウェブ」「SNS」「デザイン」「パートナーシップ」「人事」が選択肢として登録されています。ここから選ぶだけ。
ちなみに、タイムラインに表示されるバーの色は、このテンプレの場合ここの色が反映されます。
こちらは完了期限。「イベント⚫️日前」といった期限が入っています。
一応、これでなんとなくタスクの調整ができるようになりました。
この後、自分たちの会社の事情やイベントに合わせて項目をカスタマイズしてみます。
項目のカスタマイズ
制作を早めに進めておきたい物などは１ヶ月前だと間に合わないので
「イベント開催の２ヶ月前」を追加してみます。
「完了期限」をクリックして、選択肢の一番下から「オプションを編集」をクリック。
「フィールドを編集」というウィンドウが出るので、ここの「オプションを追加」をクリック
新しい項目名を入力。
時系列で綺麗に並べたいので、場所を上に移動して、保存。
これで、「完了期限」の項目から「イベント開催の２ヶ月前」が選べるようになりました。
やったね！
項目のカスタマイズは全部この流れなので、自分たちの事情に合わせてどんどん追加したり変更したりしていきましょう。
色はAsanaが勝手につけてくれます。まじでいいやつだなぁお前って…。
タスク同士の依存関係を設定しよう
これが！！私が！！最も紹介したかった機能！！！
今日はこれを紹介したら終わります。
紹介するのも簡単です。こちらをご覧ください。
以上！！！
バーの上にマウスオーバーすると出てくるロボットの腕みたいなやつを引っ張って
別のバーの上に持っていくだけ！
これだけで！！タスク同士の繋がりとか依存関係を！！！表現できます！！！！！
めちゃくちゃ楽。
タイムライン上でくっつけた依存関係は、他のビューでも勝手に反映されますので、自分で調整とかは必要ないです。
ついでに、依存関係上不可能なスケジュール（制作より発注が後ろにくるとか）だと勝手に後ろのスケジュールをずらしてくれるので、これも自分で意識しなくても大丈夫です。
細かい日程だけ後から調整すれば良い。
本当にいいやつだなぁ、Asana。
ちなみにこれができると何がいいかというと、
先にビジュアルを決定しておかないと進められない制作物などに依存関係を設定し、ビジュアルはいつ頃出来上がるから、こちらの制作物の発注はこの頃だね、こっちはこの制作物のあとでお願いして、あ、ポスティングはここで頼んでおかなくちゃ、、、
みたいな今までgoogleカレンダーと自分の感覚上で成り立っていたタスク同士のつながりが、Asana上にビジュアルに実現できるという。
もはや神。大・効・率・化・神Asana。
うすぼんやりとしたタスク管理も、これでパキッと明瞭になります。
ただし制作会社の遅れも明瞭になると同時に、自分の方の不備もかなり明瞭になりますのでご注意ください。
テンプレートを活用してイベント管理を楽にしよう
今回はイベント用のテンプレートを活用して、制作物の管理などをAsana上でやりやすくするためのカスタマイズをご紹介しました。
繰り返しになりますが、個人的にAsanaの使いやすいポイントは、
タスクをどんどん増やせる
ガントチャート（タイムライン）が簡単に作れる（勝手に作成される）
ガントチャートに依存関係を視覚的に反映できる！！（最大の推しポイント）
タスクを動かすと、依存関係にある他のタスクのスケジュールも勝手についてくる
というあたりかなと思っております。
まずは自分なりにどんどん使ってみて、いいやり方を見つけてみてください！
皆様のAsana活用の一助となれば幸いです。
次回は、今回入れられなかったすでにあるプロジェクトをテンプレート化する、について書きます！
このシリーズの他の回はこちら！
【第0回】Asanaって最高！最強のタスク管理ツールを使いこなす｜goodlocal.jp
【第1回】Asanaのアカウント作成とイベントプロジェクトのセットアップ｜goodlocal.jp